18 luglio 2026 · ViaSheet Team

Come usare Google Sheets come CRM: La guida definitiva ai modelli gratuiti

Scopri come trasformare Google Sheets in un CRM potente e gratuito per tracciare i contatti commerciali, automatizzare i follow-up e visualizzare la pipeline di vendita senza abbonamento.

Nel dinamico mondo delle vendite, l’organizzazione fa la differenza tra un accordo concluso e una trattativa persa. Tuttavia, i dati della Sales Management Association indicano che fino al 70% dei rappresentanti di vendita ha difficoltà nell’inserimento dei dati nei CRM, e quasi il 60% delle piccole imprese abbandona il proprio CRM aziendale entro il primo anno a causa della sua complessità.

I software di customer relationship management (CRM) tradizionali come Salesforce o HubSpot sono potenti, ma spesso comportano costi mensili elevati e funzionalità superflue che rallentano i piccoli team. Secondo una recente indagine di Software Advice, oltre il 55% delle startup e dei proprietari di piccole imprese sceglie Google Sheets come tracker principale dei lead. È gratuito, altamente collaborativo e consente di personalizzare la pipeline di vendita esattamente secondo le proprie necessità.

Come spiega Noah Miller, lead developer di ViaSheet:

“La maggior parte dei piccoli team di vendita non ha bisogno di sequenze email complesse o di punteggi dei lead basati sull’intelligenza artificiale. Hanno bisogno di un foglio di calcolo semplice e affidabile in cui inserire il nome del potenziale cliente, stimare il valore della trattativa e vedere a colpo d’occhio quando è avvenuto l’ultimo contatto. Google Sheets offre questa funzionalità fondamentale senza costi di attivazione e con la totale proprietà dei dati.”

Di seguito, ti mostreremo esattamente come creare un CRM in Google Sheets pronto all’uso, completo di formule automatizzate.

Come configurare un CRM in Google Sheets?

Per configurare un CRM in Google Sheets, è necessario creare un foglio di calcolo con colonne dedicate per i dati di contatto del cliente, la fonte del lead, il valore della trattativa, la fase della pipeline (ad es. Lead, Contattato, Qualificato, Proposta, Vinto, Perso), la data dell’ultimo contatto e i giorni trascorsi dall’ultimo contatto. L’utilizzo di convalide dei dati per i menu a discesa e della formattazione condizionale garantisce l’inserimento di dati puliti e segnala automaticamente i lead freddi che richiedono un follow-up immediato.

Passo dopo passo: Creare il tuo CRM in Google Sheets

Segui questi quattro semplici passaggi per creare il tuo tracker personalizzato:

1. Strutturare il database dei lead

Apri un nuovo foglio di calcolo Google Sheets, rinomina la scheda attiva in Tracker Vendite e aggiungi le seguenti intestazioni nella riga 1:

  • A: Nome Cliente (Testo)
  • B: Referente (Testo)
  • C: Indirizzo Email (Email)
  • D: Numero di Telefono (Testo)
  • E: Fase Pipeline (Dropdown: Lead, Contattato, Qualificato, Proposta, Vinto, Perso)
  • F: Valore Trattativa (€) (Valuta)
  • G: Data Ultimo Contatto (Data)
  • H: Giorni dall’ultimo contatto (Formula)
  • I: Fonte del Lead (Dropdown: Sito Web, Referral, Email a freddo, Social Media)

2. Automatizzare il calcolo dei follow-up

Per assicurarti di non dimenticare mai di ricontattare un potenziale cliente, scrivi una formula che calcoli il numero di giorni trascorsi dall’ultimo contatto.

Nella cella H2, inserisci la seguente formula:

=IF(ISBLANK(G2); "Nessun contatto"; TODAY() - G2)

Nota: a seconda delle impostazioni locali del tuo account Google Sheets, potrebbe essere necessario utilizzare il punto e virgola ; invece della virgola , come separatore. Questa formula controlla se la cella Data Ultimo Contatto (Colonna G) è vuota. Se lo è, restituisce “Nessun contatto”. Altrimenti, sottrae la data dell’ultimo contatto dalla data odierna (TODAY), mostrando i giorni esatti. Trascina questa formula per le restanti celle della colonna H.

Quindi, applica la Formattazione Condizionale alla colonna H:

  1. Seleziona la colonna H.
  2. Fai clic su Formato → Formattazione condizionale.
  3. Sotto la voce “Formatta le celle se…”, seleziona Maggiore di.
  4. Inserisci il valore 14 (per contrassegnare i lead non contattati da due settimane).
  5. Scegli un colore di riempimento rosso chiaro per evidenziare questi record.

3. Creare i menu a discesa per le fasi della pipeline

Per evitare errori di battitura che potrebbero compromettere i calcoli futuri, imposta la convalida dei dati:

  1. Seleziona la colonna E (Fase Pipeline).
  2. Fai clic su Dati → Convalida dei dati → Aggiungi regola.
  3. Sotto “Criteri”, seleziona Menu a discesa.
  4. Inserisci le opzioni: Lead, Contattato, Qualificato, Proposta, Vinto, Perso.
  5. Assegna colori diversi a ciascuna fase (ad es. Verde per Vinto, Azzurro per Lead).

4. Creare una Dashboard delle vendite

Aggiungi un secondo foglio denominato Dashboard. Qui puoi calcolare il valore totale delle trattative attive (escludendo quelle vinte o perse) utilizzando la formula SUMIFS o SOMMA.PIÙ.SE:

=SUMIFS('Tracker Vendite'!F:F; 'Tracker Vendite'!E:E; "<>Vinto"; 'Tracker Vendite'!E:E; "<>Perso")

Questa formula somma il valore delle trattative (Colonna F) la cui fase non è “Vinto” e non è “Perso”, mostrandoti il valore complessivo in tempo reale.

Domande Frequenti (FAQ)

Google Sheets può essere usato come CRM condiviso?

Sì. Cliccando sul pulsante blu Condividi in alto a destra, puoi concedere i permessi di modifica ai tuoi venditori o partner commerciali. Tutti possono visualizzare e aggiornare la pipeline contemporaneamente, e Google Sheets tiene traccia delle modifiche nella cronologia delle versioni.

Come faccio a importare i contatti in Google Sheets?

Esporta i tuoi contatti in formato .CSV. Su Google Sheets, vai su File → Importa, carica il file e seleziona “Sostituisci i dati a partire dalla cella selezionata” per mappare le colonne sul tuo nuovo layout CRM.

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Creare un foglio di calcolo personalizzato è un ottimo inizio, ma per un’attività in crescita occorrono dashboard che mostrino grafici di performance, tassi di conversione e analisi in tempo reale senza sforzi.

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