Google Sheets vs. Excel CRM: Welches Tabellen-CRM ist das Beste für Sie?

Wenn es darum geht, einen schlanken und effizienten Vertrieb aufzubauen, sind tabellenbasierte CRMs die Geheimwaffe für Start-ups, Freelancer und kleine Unternehmen. Sie umgehen teure monatliche Abonnements und die steilen Lernkurven komplexer Systeme wie Salesforce oder Monday.com.

Sobald Sie sich für ein Tabellen-CRM entscheiden, stehen Sie jedoch vor einer wichtigen architektonischen Frage: Sollten Sie Google Sheets oder Microsoft Excel nutzen?

Umfragen von G2 Crowd zeigen, dass beide Plattformen zwar hervorragende Dienste leisten, aber völlig unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Google Sheets wird von 68 % der schnell wachsenden Start-ups aufgrund der nativen Cloud-Kollaboration gewählt, während Excel mit 72 % die unangefochtene Nummer eins bei Finanzanalysten und Bauunternehmern bleibt, die gigantische Datenmengen verarbeiten müssen.

Wie Noah Miller, Chefentwickler bei ViaSheet, erklärt:

„Die Wahl der falschen Plattform für ein Tabellen-CRM ist der Hauptgrund, warum kleine Teams irgendwann an ihre Grenzen stoßen. Wenn Ihr Team Leads gleichzeitig von unterwegs auf dem Smartphone aktualisieren muss, wählen Sie Google Sheets. Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, der große Datenmengen analysiert, komplexe Umsatzprognosen erstellt und hauptsächlich offline arbeitet, wählen Sie Microsoft Excel.“

Wir vergleichen beide Systeme im Detail, damit Sie die richtige Entscheidung für Ihren Vertriebsprozess treffen können.

Google Sheets vs. Excel CRM: Der Direktvergleich

Hier sehen Sie die wichtigsten Features, die Ihre tägliche Lead-Verfolgung und Pipeline-Pflege beeinflussen, im direkten Vergleich:

Funktion	Google Sheets CRM	Microsoft Excel CRM
Echtzeit-Zusammenarbeit	Exzellent (Nativ, synchron für alle)	Gut (Über OneDrive-Co-Authoring verfügbar)
Offline-Zugriff	Eingeschränkt (Erfordert Browser-Erweiterung)	Exzellent (Native Desktop-Software)
Mobile Nutzung	Hoch (Sehr gut optimierte, saubere App)	Mittel (Auf kleinen Bildschirmen etwas überladen)
Datenkapazität	Bis zu 10 Millionen Zellen	Bis zu 1.048.576 Zeilen pro Blatt
Erweiterte Diagramme	Einfach & Übersichtlich	Fortgeschritten & Hochgradig anpassbar
Preise	100 % Kostenlos (Mit Google-Konto)	Kostenpflichtig (Microsoft 365 oder Standalone-Kauf)

☁️ Google Sheets CRM: Das Kollaborations-Wunder

Google Sheets ist eine reine Cloud-Lösung und damit die ideale Wahl für Teams von 2 bis 10 Vertriebsmitarbeitern, die eine gemeinsame Lead-Datenbank pflegen.

Die wichtigsten Vorteile:

Reibungslose Echtzeit-Freigabe: Mehrere Mitarbeiter können ihre Pipeline-Phasen gleichzeitig aktualisieren. Sie sehen die Cursorbewegungen und Änderungen der Kollegen live und ohne Verzögerung.
Einfache mobile Bearbeitung: Die Google Sheets-App ist hervorragend für schnelle Aktualisierungen optimiert. So können Sie Telefonate oder Notizen direkt nach einem Kundentermin von unterwegs protokollieren.
Automatische Speicherung & Versionsverlauf: Jede Änderung wird sofort in Google Drive gespeichert. Löscht ein Kollege versehentlich wichtige Kundendaten, lässt sich die vorherige Version mit zwei Klicks wiederherstellen.

Ideal für:

Vertriebsteams, Agenturen, Maklergruppen und Berater, die eine geteilte Übersicht, mobile Erreichbarkeit und Echtzeit-Updates priorisieren.

💻 Microsoft Excel CRM: Das Kraftpaket für Einzelunternehmer und Analysten

Microsoft Excel bleibt der König der Datenverarbeitung. Es ist die perfekte Wahl für Solo-Selbstständige und datenintensive Vertriebsmitarbeiter, die tiefe Analysen benötigen.

Die wichtigsten Vorteile:

Überragende Offline-Performance: Da Excel lokal auf Ihrem Computer läuft, gibt es keinerlei Verzögerungen oder Ladezeiten – selbst wenn Sie in Regionen mit schlechter Internetverbindung arbeiten.
Komplexe Prognosen und Modellierungen: Die Diagramm-Engine und Analysewerkzeuge von Excel (wie Pivot-Tabellen und Power Query) ermöglichen hochentwickelte Provisionsberechnungen, Conversion-Funnels und Umsatzprognosen.
Maximale Datensicherheit: Die lokale Speicherung Ihrer CRM-Daten auf der Festplatte bietet zusätzliche Privatsphäre und schützt sensible Kundendaten vor unbefugtem Online-Zugriff.

Ideal für:

Solo-Berater, Handwerker, Produzenten, Finanzplaner und Bauunternehmer, die komplexe Projektmargen offline verwalten und detaillierte Dashboards benötigen.

🔍 So strukturieren Sie Ihre CRM-Tabellenvorlage richtig

Unabhängig von der Plattform sollten Sie folgende Design-Prinzipien beachten, um die Skalierbarkeit Ihres CRM-Systems zu sichern:

Daten flach halten: Speichern Sie alle Kundeninformationen in einem einzigen Datenblatt (z. B. Lead-Tracker) und nutzen Sie separate Tabellenblätter für Auswertungen und Dashboards.
Dropdowns erzwingen: Nutzen Sie die Datenvalidierung für Phasen und Quellen, um Tippfehler zu vermeiden.
Kontakt-Latenz berechnen: Verwenden Sie eine Formel, um kalte Leads automatisch rot zu markieren: =IF(ISBLANK(LetzterKontakt); "Kein Kontakt"; TODAY() - LetzterKontakt)

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich mein CRM von Google Sheets zu Excel übertragen?

Ja. Gehen Sie in Google Sheets einfach auf Datei → Herunterladen → Microsoft Excel (.xlsx). Die meisten Formeln und Validierungen werden problemlos übernommen. Einige Farbformatierungen oder Diagramme müssen in Excel eventuell manuell nachbearbeitet werden.

Welche CRM-Option ist für absolute Anfänger besser geeignet?

Aufgrund des übersichtlichen Menüaufbaus, der einfachen Freigabeoptionen und der intuitiven Benutzeroberfläche gilt Google Sheets allgemein als einsteigerfreundlicher.

Holen Sie sich das Beste aus beiden Welten mit ViaSheet

Sie können sich nicht entscheiden? Müssen Sie auch nicht.

Bei ViaSheet sind all unsere Premium-Vorlagen so konzipiert, dass sie sowohl in Microsoft Excel als auch in Google Sheets voll kompatibel sind und reibungslos funktionieren.

Unsere Premium-CRM-Vorlagen bieten Ihnen:

Duale Kompatibilität: Sie erhalten sowohl .xlsx-Dateien (Excel) als auch Einrichtungslinks für Google Sheets.
Wunderschöne Dashboards: Automatische Conversion-Funnels und Umsatzprognosen.
Branchenspezifische Pipelines: Vorkonfigurierte Layouts für Makler, Agenturen, Handwerker und Start-ups.
Einmalige Zahlung: Keine versteckten Kosten, keine monatlichen Abogebühren.

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